Sterke leverandørrelasjoner bygger på tillit, kommunikasjon og – ikke minst – data. Etter hvert som leverandørkjedene blir mer komplekse og kundenes forventninger fortsetter å stige, har ikke bedriftene lenger råd til å ta beslutninger basert på magefølelse eller utdaterte regneark. I stedet trenger de en enkelt kilde til sannhet som konsoliderer de viktigste datapunktene som er avgjørende for et smidig og effektivt samarbeid med leverandørene.
I våre tidligere blogger har vi utforsket effekten av et sentralisert datasystem på lagerstyring og farene ved data av dårlig kvalitet. Nå skal vi se nærmere på hvordan data kan bidra til bedre leverandørrelasjoner, og hva slags informasjon du trenger for å få dette til å skje.
Grunnlaget: Nøyaktige ledetider
Ledetider er blant de mest kritiske datapunktene i leverandørstyring. Når du vet hvor lang tid det tar fra du legger inn en bestilling til du mottar varene, kan du planlegge lagerbeholdningen mer presist og unngå utsolgte varer eller overskuddslager.
Men det handler ikke bare om statiske ledetider. Du må ha oversikt over om leverandørene dine konsekvent overholder de lovede leveringstidene eller om de ofte ligger etter. Ved å følge med på faktiske og forventede leveringstider over tid kan du avdekke mønstre og identifisere hvilke leverandører som er pålitelige, og hvilke som kan forårsake forstyrrelser.
Overvåking av leverandørens ytelse: Oppfyllingsgrad
Et annet nøkkeltall er oppfyllelsesgrad – prosentandelen av bestillinger som en leverandør leverer i sin helhet og i tide. En høy oppfyllingsgrad indikerer pålitelighet, mens en lav oppfyllingsgrad kan bety tapte salgsmuligheter eller ekstra kostnader på grunn av nødpåfyllinger.
Disse dataene er spesielt nyttige når dere skal reforhandle kontrakter eller vurdere alternative leverandører. Med konkrete tall på hvor godt en leverandør presterer, er du i en mye bedre posisjon til å ta strategiske beslutninger.
Forståelse av ordrebegrensninger
Alle leverandører opererer innenfor visse rammer, for eksempel minimumsordreantall, bestillingsmultipler eller maksimale bestillingsvolumer. Disse bestillingsbegrensningene kan ha stor innvirkning på innkjøpsstrategien din.
Når disse begrensningene er innebygd i planleggingssystemet og koblet sammen med aktuelle lager- og etterspørselsdata, kan du automatisere smartere bestillingsforslag som er i tråd med både virksomhetens behov og leverandørenes kapasitet. Dette reduserer friksjonen i bestillingsprosessen og bidrar til å opprettholde gode relasjoner med leverandørene.
Åpenhet om fremtidige innkjøpsplaner
Leverandørene har like stort behov for innsyn som du har. Ved å dele data om fremtidige innkjøpsplaner kan de planlegge sin egen produksjon og logistikk, noe som kan føre til bedre service, gunstigere betingelser og et sterkere samarbeid.
Når du har en datadrevet prognose som du trygt kan dele med leverandørene dine, blir du en mer attraktiv kunde. Det åpner også for samarbeid om planlegging, noe som kan redusere risikoen og gi bedre resultater for begge parter.
Kostnads- og prishistorikk
Et annet ofte oversett, men utrolig verdifullt datapunkt er historiske priser. Ved å følge med på hvordan prisene har endret seg over tid hos hver enkelt leverandør, kan du se trender, vurdere hvor konkurransedyktige tilbudene er og få et solid grunnlag for forhandlinger.
På samme måte kan en forståelse av kostnadsendringer i forhold til ledetider, oppfyllingsgrad og ordrebegrensninger gi et helhetsbilde av en leverandørs verdi – ikke bare kostnaden per enhet.
Å sette alt sammen: En enkelt kilde til sannhet
Det er viktig å ha tilgang til disse dataene, men å ha dem samlet på ett sted er helt avgjørende. Et sentralisert system som integrerer ledetider, oppfyllingshastigheter, ordrebegrensninger, priser og etterspørselsprognoser, gjør det mulig for deg å
- Ta informerte kjøpsbeslutninger
- Evaluer leverandørens ytelse på en objektiv måte
- Redusere lagerrisiko
- Styrke leverandørrelasjonene gjennom åpenhet
- Tilpass deg raskt til endringer i leverandørkjededynamikken
Dette er styrken ved én enkelt sannhetskilde. Når alle – fra lagerplanleggere til innkjøpsteam og leverandørkontakter – ser på de samme dataene, blir samarbeidet enklere og beslutningene raskere og mer pålitelige.
Start med de riktige dataene
Hvis du ønsker å forbedre leverandørrelasjonene, må du begynne med å forbedre dataene dine. Spør deg selv:
- Kjenner vi de faktiske og forventede leveringstidene per leverandør?
- Sporer vi oppfyllelsesgraden på en målbar måte?
- Tar vi hensyn til hver leverandørs ordrebegrensninger i planleggingen?
- Kan vi dele troverdige innkjøpsprognoser med leverandørene?
- Har vi enkel tilgang til historiske prisdata?
Hvis svaret på noen av disse spørsmålene er «nei», er det kanskje på tide å revurdere datastrategien din.
Bedre leverandørrelasjoner starter med bedre data. Og bedre data starter med å ha de riktige verktøyene på plass for å samle inn, sentralisere og bruke den informasjonen som betyr noe.
Leverandørene dine er en viktig del av din lagersuksess. Sørg for at du gir dem – og deg selv – de beste forutsetningene for å lykkes ved å bygge forholdet på et sterkt datagrunnlag.
